NOTION 作者: Daphane

Notion 資料庫進階教學：活用 Relations、Rollups 與 Formulas 打造全自動專案管理系統

本文資訊以 2026 年 6 月為準，功能可能隨版本更新而變動。

原本把 Notion 當作單純的筆記本來記錄事情，確實很直覺，不過用久了就會發現，每天花一堆時間在表格裡手動填寫資料、自己點算數量、反覆貼上更新狀態，其實有點沒效率。真正能讓工作流程變輕鬆的，通常是開始動手設定資料庫那一刻。特別是搞懂了 Relations 關聯、Rollups 彙總跟 Formulas 公式這三個進階功能之後，原本死板板的靜態表格就會直接變成一個會自己計算、自動串接資訊的自動化知識管理系統，省下大半複製貼上的時間。接下來這篇就來聊聊怎麼用這三個功能，把原本零碎的資料庫串起來。

靜態表格到動態系統：為什麼需要 Relations、Rollups 與 Formulas？

基本 Notion 資料庫只是靜態表格，需要手動更新每個欄位。三大進階功能讓資料庫「活」起來：

  • Relations（關聯）：讓兩個資料庫互相連結，建立一對多的關係。任務屬於哪個專案、文章屬於哪個分類，全部自動連結。
  • Rollups（彙總）：從關聯資料庫中自動計算數值（加總、計數、平均等），不需手動統計任何數字。
  • Formulas（公式）：根據現有屬性動態計算，產生衍生欄位，如完成率、剩餘天數、狀態顯示等。

三者搭配使用，可以打造出一個完全自動化更新的系統。

Notion Relations 教學：打破資料孤島，讓兩個資料庫互相連結

什麼是 Relation？

Relation 是一種資料庫屬性，讓資料庫中的頁面能夠連結到另一個資料庫的頁面，建立資料之間的關聯。

實際應用場景：

  • 「任務」資料庫中的每個任務，連結到「專案」資料庫中的特定專案
  • 「文章」資料庫中的每篇文章，連結到「分類」資料庫中的分類標籤
  • 「費用記錄」中的每筆費用，連結到「客戶」資料庫的客戶名稱

如何建立 Relation：

  1. 在資料庫中新增屬性（Add Property）
  2. 選擇屬性類型為「Relation」
  3. 選擇要連結的目標資料庫
  4. 選擇是否建立「雙向連結」（Bidirectional）

雙向連結的應用：

開啟雙向連結後，兩個資料庫可以互相看到連結關係。例如在「專案」資料庫的每個頁面，可以直接看到哪些任務屬於這個專案——不需要跑去任務資料庫一筆一筆查。

建立 Relation 的時候，系統會要求你替「另一邊」的資料庫命名這個反向連結屬性。建議取個清楚的名稱，例如「所屬任務」，方便日後辨識。

Notion Rollups 彙總功能：無需手動統計的自動數字計算術

什麼是 Rollup？

Rollup 建立在 Relation 之上，從已關聯的資料庫中提取並計算特定欄位的數值。必須先有 Relation 才能建立 Rollup。

Rollup 能做哪些計算：

  • Count All：計算關聯項目的總筆數（含空值）
  • Count Values：計算非空值的筆數
  • Sum：加總數字欄位
  • Average：計算平均值
  • Min / Max：取最小或最大值
  • Date Range：計算日期範圍（最早到最晚）
  • Show Original：顯示關聯頁面的特定屬性值，不做計算

實際範例：專案進度追蹤

在「專案」資料庫建立 Rollup，計算每個專案下「已完成任務數」：

  1. 新增 Rollup 屬性，名稱設為「已完成任務數」
  2. Relation 選擇「任務」（已建立的 Relation 屬性）
  3. Property 選擇「狀態」（任務資料庫中的狀態欄位）
  4. Calculate 選擇「Count Values」，並加上篩選條件：狀態 = 已完成

效果：每個專案頁面自動顯示已完成任務數，更新任務狀態就會立即反映，完全不需要手動統計。

同樣的方式，再建立一個「總任務數」Rollup：

Count All（不加篩選條件），就能得到每個專案下的總任務筆數。

Notion Formulas 2.0 實戰：用公式建立自動化動態衍生欄位

Notion Formulas 2.0（2023 年大幅升級）支援複雜的邏輯判斷、日期計算和文字處理，語法接近程式語言但不需要程式基礎。

五個最常用的 Notion 公式場景：

dateBetween(prop("截止日"), now(), "days")

結果：顯示距離截止日的剩餘天數，負數代表已過期。可以一眼看出哪些任務快到期。

if(prop("狀態") == "已完成", "✅", if(prop("狀態") == "進行中", "🔄", "⏳"))

結果：根據狀態屬性自動顯示對應 emoji，視覺化一目瞭然，不需要手動加圖示。

prop("年份") + "-" + prop("月份") + "-" + prop("序號")

結果：自動產生類似「2026-06-001」格式的組合 ID，適合需要唯一識別碼的情境。

toNumber(prop("已完成任務數")) / toNumber(prop("總任務數")) * 100

結果：計算任務完成率（%），搭配前面設定的兩個 Rollup 使用。專案進度一目瞭然。

and(prop("截止日") < now(), prop("狀態") != "已完成")

結果：回傳 true/false，可用於篩選逾期且未完成的項目，或作為 Gallery view 的顏色標記條件。

Notion 自動化實戰範例：打造一鍵追蹤進度的專案管理系統

資料庫設定：

任務資料庫屬性：

  • 任務名稱（Title）
  • 專案（Relation → 專案資料庫）
  • 狀態（Select：待處理 / 進行中 / 已完成）
  • 截止日期（Date）
  • 剩餘天數（Formula：dateBetween）

專案資料庫屬性：

  • 專案名稱（Title）
  • 任務（Relation → 任務資料庫，雙向連結）
  • 總任務數（Rollup：Count All）
  • 已完成任務數（Rollup：Count Values，篩選狀態=已完成）
  • 完成率（Formula：已完成÷總任務數×100）
  • 狀態 emoji（Formula：if 判斷完成率）

效果：

每新增一個任務並連結到對應專案，「總任務數」自動加 1；任務標記為「已完成」，「已完成任務數」自動加 1；「完成率」公式自動計算更新進度百分比。整個系統無需手動更新任何彙總數據，所有計算都是動態的。

要把原本一個個獨立的表格串聯起來，剛開始在設定雙向連結跟拉公式的時候，確實需要花一點時間理清邏輯。不過只要把這套自動化專案管理系統架設好，後續在新增任務、勾選完成的時候，主頁面的進度條跟數據就會自己跟著連動，再也不用切換好幾個分頁去手動點算。如果平常的工作流程裡也有大量需要重複記錄、追蹤的專案，不妨現在就打開常用的工作區，把關聯跟公式套進去試試看，會發現數位工具帶來的流暢感真的很不一樣。

常見 FAQ

Q：Notion Relations 可以連結同一個資料庫的頁面嗎？

可以。建立 Relation 時選擇同一個資料庫，即可建立自我關聯（Self-referential relation），適合「父任務→子任務」或「主題→相關主題」類型的結構。

Q：Rollup 可以計算巢狀 Relation 嗎？

不支援。Rollup 只能計算直接關聯的資料庫，無法跨多層計算。若需要多層彙總，需在中間資料庫先建立額外的 Rollup，再從上層引用。

Q：Notion 公式支援 IF/ELSE 嗎？

支援，使用 if(condition, true_value, false_value) 語法，可以巢狀多層 if。Formulas 2.0 還支援 ifs(cond1, val1, cond2, val2, ...) 的簡化寫法。

Q：Linked Database 和 Relation 有什麼差別？

Linked Database 是把同一個資料庫的視圖（View）放到另一個頁面上，屬於顯示工具；Relation 是在資料庫結構中建立資料之間的關聯，屬於連結工具。兩者概念完全不同。

Q：Rollup 的結果可以在 Formula 裡引用嗎？

可以，Rollup 是屬性，可以在公式中用 prop("Rollup名稱") 來引用並進行後續計算。進度百分比公式就是這樣搭配使用的。