前言｜NOTION專案管理模板

不得不說，自從開始使用Notion管理工作內容後，不僅自己的工作效率提升，不再硬靠大腦記得每一件工作的大小雜事，只要在每項專案開始之前先做好規劃，接下來每個時間點該做哪些事情都讓Notion來提醒你！不僅可以增加自己身上每個專案的完成度，以及即便同一時間身上有多項專案內容需要進行，也可以不耗費腦，快速可視目前進度，以及「今天的自己」有哪些該處理的內容。

NOTION模板設計理念

想當初剛接觸NOTION的時候，太強大的功能也是一知半解，在網路上不斷的搜尋模板希望可以讓自己的工作管理上有更好的方式，那個時候確實也找到了很棒的模板。

但在工作過程中，發現有很多不適合自己工作的地方，不斷的修正修正又修正後，最終把原版的模板整個改掉成自己目前已經使用了近兩年的現在模板。現在這個模板是以「專案」作為基礎單位，每個專案底下都會有無數個小任務，透過拆解專案任務的方式來確定自己一直有在推進這些「專案」。而在我自己的工作理念中，每個「任務」無關大小，甚至拆的越小越好，這樣每完成一個任務也是給自己一個小小的成就感獎勵，也因為每個「任務」都很小，做起來比起拆分比較大的任務更簡單方便，也是另一種逐漸推進專案的感覺。

NOTION專案管理模板

專案可視化及目標確認

既然稱作「專案管理」模板，直接「可視」目前進行中的專案是非常重要的事情，放在模板的最前面則是要讓自己時刻都可以確認自己目前正在進行哪些專案內容，有沒有哪些專案是不小心被自己遺忘而很久沒有推進的專案。

另外無論是自己擬定，或者是跟同事主管一起確認當年度目標及本月目標也是非常重要的事情，唯有相同一致的目標，才更可以讓每一件專案都不偏離的朝著目標前進，也當作是打開模板的當下不斷的提醒自己不偏離目標才是最大的目標，更可以讓自己在工作中迷失的時候重新確認工作目標讓自己導回工作正軌。

專案頁面

每個專案頁面打開後都會有這些細節可以填寫。

• 專案類別：因為我個人的工作有很多不同的面向，有些可能是對海外，有些可能是對公司內部，有些可能是每一段期間就需要固定規劃執行等等，則可以在這邊先做初步的大方向分類。

• 預計完成時間：每一項專案都有必須在某一天完成的日期，請務必標出日期，以確保自己的所有規劃都有在時間上。

• 品牌/通路：因為我的工作目前有很大一部分都是跟品牌還有通路有相關，所以有個別針對品牌/通路進行分類，若你的工作是以其他類別為主也都可以自由地更換分類內容。

• 備註：針對專案內容，若有任何簡短內容需要備註，在總覽專案的時候可以一眼看見提醒自己的內容，則可以打在這個欄位。

• 進度：進度則是會針對目前小任務的「完成度」來計算，也可以確認追蹤自己目前針對專案已經完成多少內容。

• 拆解小任務：此欄位則是可以一次看見目前此專案已被拆解的任務內容，也可以一次確認目前還有哪些任務尚未被執行。
  在此欄位也可以更新專案內容的各個小任務內容。

• 最下方的頁面欄位，因為每項專案內容不僅執行過程中需要被拆解任務，作為專案管理的人，更需要做到的是在初期先全面性的規劃，中期針對執行過程中的紀錄，以及最後需要檢討的部分，以做為未來若要再執行類似專案內容有所依據，而不用再全部像是從零開始。
  
  目前列出的內容有：目標/大致規劃走向/理想時程/相關內外部人員/過程紀錄/結案檢討 等內容，當然每個人的針對專案有不同的類別內容需要紀錄，若需要建立頁面內的模板也都可以自行修正內容。

每日執行內容

第二部分是每日工作的執行內容！這部分讓他以一個「待辦清單」的形式顯示，相信每個人的工作內容應該都是除了不同的專案內容需要一直推進外，也有每天很固定的待辦內容。雖然我知道NOTION已經可以固定一段時間自動新增頁面內容，但我還是會喜歡以「自己按」的模式來進行，也可以像是告訴自己「今天的工作從按下這個按鈕後就要開始囉！」的心理暗示，所以我在左上角設置了一個「每日固定執行」按鈕，按下去則會自動於今日新增當天的固定執行。這部分請自己點進去編輯修正符合自己的內容。

下方則是放上月曆及時鐘，來作為時刻提醒自己的內容。以我自己為例，目前公司是用雙螢幕的方式工作(其實我的工作內容真的沒有必要用到雙螢幕XD)，於是目前則是一個螢幕就是開著NOTION的每日執行頁面，一個螢幕放自己正在工作的內容，以這樣的方式進行下，時間則是會時不是的瞄到，也是當作提醒自己「現在已經幾點囉！！還有多少是還沒完成(或是已經完成多少事情囉！)」。

右邊則是「待辦清單」的模式顯示，共分為三種不同的可視內容。

行事曆：以「週」為單位，可以確認當週每日的工作編排，以確保自己不會某一天的Loading特別重，某一天這別輕鬆等等，以週為單位，也可以自由更換工作內容順序。

今日執行內容：以篩選的方式選出只有「今天」需要做的工作內容，更專注在「今天」需要完成的內容，而不會被其他天的工作項目打擾而分心。
另外，此欄位若以勾選今日已完成，則小任務則會暫時消失於頁面中，幫助自己專注於「尚未完成」的項目。

專案新增任務待編輯：此欄位是針對在「專案頁面」中的「拆解小任務」欄位新增的內容，可以直接批次更新各個小任務需完成的日期＆方便進行任務規劃內容。
另外，此欄位的小任務是以「專案」作為一個群組分類，所以不同的「專案」也會有不同的分類，在編輯規劃小任務時也可以避免錯亂而導致規劃錯誤。

任務頁面

每個任務頁面開啟後都還可以針對任務做更細的規劃。

• 專案類別：可以選擇該項任務目前是屬於哪一項專案中的小任務，在各種維度上的訊息確認上也可以更清楚自己正在進行哪像內容。
  

• 相關人員：如果有開啟NOTION團隊的話，可以直接標記團隊的人員，若無團隊功能，也可以作為自己在管理每一項任務的時候一起確認是否有相關人員，這項小任務還有牽涉到誰需要被通知/關注/追蹤等等。
  

• 日期/時間：日期為此「任務」的執行日期，不同的人有不同的規劃方式，我是把自己的上班時間單位規劃成「早上」及「下午」兩個單位，若你是以「幾點/幾小時」為單位也可以自行修正內容。
  

• 優先順序：每個工作任務都會有不同的優先順序，簡單來說就類似以工作四象限的方式進行分類。
  
  我自己是把這一類別分作：預計日程 / 固定執行 / 今日重點 / 1st / 2nd / 3rd / 持續追蹤 七個類別。預計日程是提醒自己未來某一天需要執行，但目前尚未有任何相關規劃，或是某件事情將在某天發生(但可以不用動作)等等的日程提醒。固定執行則是每天的固定執行內容。今日重點 / 1st / 2nd / 3rd 則是劃分出自己的工作四象限。最後的持續追蹤主要則是自己已完成，或任務內容比較無關自己，但自己需要主動去追蹤進度時使用。
  

• 今日狀態：作為自己的任務追蹤，分為 事件已完成 / 事件進行中 / 事件交棒追回中 / 事件延遲 四個分類。
  
• 前任務關聯/後任務關聯：作為一個「專案」，直到專案結束的那一刻止，每項小任務之間都肯定是有關連的，做完了一件事情，則有下一件任務會被觸發，這兩個欄位就是讓每項任務之間連結起來，而不是讓任務們都只是「單一事件」。
  
  以圖片頁面任務為例，「專案1小任務1」的後任務關聯為「專案1小任務2」，這部分設定完成後，則會在「專案1小任務2」頁面中自動顯示前任務關聯為「專案1小任務1」。

專案任務時間軸

左側資料庫欄位建立了「專案總覽」及「任務總覽」，所有過程中建立的「專案」及各自的「任務」都可以在這邊全數瀏覽。

右側的專案時間軸以雙週為單位，可以看各個小任務之間的時間分配規劃，以「專案」為Group分類各個任務，當專案變多的狀況下，也可以以清楚查看目前各個專案的進度狀況。

進行中專案

我相信每個人的工作歷程裡，只要過了新人階段後就不太可能身上只有「單一專案」需要執行。

進行中專案欄位是讓自己可以快速看確認各個專案的總覽，不同於頁面最上方的「總攬」，這裡的欄位有更多的細節可以快速確認，不用個別打開不同專案內容一一確認專案的執行細節。

更可以一眼可視目前的專案進度，每勾選一項任務完成(今日動作欄位)後，進度條則會逐漸增加，直到確定100%完成後，即可勾選最前方的Check box欄位，讓專案結束，並消失於此欄位。(後續可於「專案總覽頁面」確認)

月曆視圖

最後放上月曆視圖，可以讓自己更宏觀確認每月的任務內容，同時也可以雙重確認有沒有任何任務遺漏或不在專案的規劃裡。

結尾｜NOTION專案管理模板

老話一句，是要讓每個工具來配合自己，而不是讓自己去配合任何一項工具。這份模板真的是我花很多心力在自己的工作過程中不斷研究更新後修正出來的模板，希望真的可以幫助到這世界上任何一個角落的人。但如果不幸用一用發現這個模板並不適合自己的話也沒關係，那就早日把模板換掉找到一個適合自己的吧:)

模板下載 ▷ NOTION模板｜專案管理可視化 工作任務待辦清單

針對模板有任何問題都歡迎來Instagram小盒子留言給我！這篇文章就先打到這裡，有任何問題歡迎留言跟我說，如果喜歡這篇文章或是覺得這篇文章有幫助到你的話也歡迎分享給身邊的朋友。我是那位自由女神，我們下次再見，掰掰。