在 Notion 裡好不容易完成一件大任務，接著要把狀態改成「已完成」、手動指派下一個階段的負責人，最後還要複製連結到 Slack 頻道喊一聲「我改好囉！」——這些零碎又重複的點擊動作，每天都在默默吃掉不少工作時間。以前處理這些表單行政庶務只能靠金魚腦和手動點擊，不過有了 Notion Automations 這項內建功能之後，這些繁瑣的日常瑣事其實都能交給系統自己跑。

本文資訊以 2026 年最新功能版本為準，系統介面與功能可能會隨著後續版本更新而有所變動。

這篇文章會整理出最核心的觸發器類型，並搭配幾個在辦公室或自由接案時一定會遇見的真實場景來示範。只要花幾分鐘看懂這些邏輯，就能輕鬆把那些容易忘記的行政動作從每天的待辦清單裡劃掉，建立一套真正能幫忙分擔工作的自動化流程。

Notion Automations 是什麼？理解自動化三大核心架構

Notion 自動化基本結構：Trigger、Condition 與 Action 的搭配

Notion 的自動化系統建立在三個層次上：

• Trigger（觸發器）：就是「什麼事件發生時，自動化開始運行」——下文會具體介紹各種類型
• Condition（條件判斷）：進一步篩選，指定「在什麼情況下才執行」，例如「只對優先級為『高』的項目觸發」
• Action（執行動作）：指定自動化要做什麼，包括更新屬性、發送通知、建立頁面等

一個完整的自動化設定，用小學就學遲的公式表示就是：「當［A「發生時，如果满足［B＼，則執行［C＼」。

Notion Automations 適用範圍與資料庫前置準備

Notion Automations 目前只支援資料庫（Database）內的自動化觸發，不支援一般頁面內容的變動。所以在開始設定之前，要確認任務資料已經存在於 Notion 資料庫中。

Notion Automations 五大觸發器類型與實際應用場景

Page Added 觸發器：新頁面建立時的自動化通知與派工

觸發時機：資料庫中有新資料建立時。

適用場景：

• 表單收密後通知負責人
• 專案開始時自動建立相關子任務
• 之前需要手動撰寫的歡迎訊息或流程引導

設定步驟：

1. 進入目標資料庫 → 點擊順序旁的閃電圖標
2. 選擇「+ New trigger」 → 選「Page Added」
3. 這個觸發器沒有額外設定，直接進入 Action 設定

實用範例： 任務資料庫有新項目加入時，自動將負責人設為專案經理，並發送 Slack 通知至 #專案頻道。

Property Edited 觸發器：欄位屬性變動時的進階條件設定

觸發時機：資料庫中指定屬性有變動時。

進階設定：

• Select、Multi-Select、Status 屬性可進一步限定「觸發到哪個選項」，例如只在 Status 變為「完成」時才觸發
• 其他屬性類型（文字、日期等）則是一有變動就觸發，無法限定範圍

實用範例： 任務狀態變為「審閱中」時，自動通知審閱負責人，並將「審閱戈雞日」自動設為今天加三天。

Date Arrives 觸發器：時間到達前的排程提醒與自動警示

觸發時機：資料庫內指定日期屬性的時間到達時。

進階設定：

• 可設定在日期當天觸發，或是日期前 N 天觸發（如截止日期前 3 天）
• 可選擇觸發時間點，例如当天上午 9 點發送提醒

實用範例： 合約到期日期前 7 天，自動發送封存檔提醒郵件至客戶負責人。

Button Pressed 觸發器：手動點擊按鈕執行一鍵複雜動作

觸發時機：使用者手動點擊資料庫中的按鈕屬性時。

特點：

• 唯一由人手動觸發的觸發器，適合「需要確認才執行」的場景
• 出現在頁面屬性欄，可一鍵執行一系列複雜動作

實用範例： 專案資料庫中添加「發信領款單」按鈕，點擊後自動將狀態改為「發僅完成」、將款項記錄至費用資料庫、並發送確認通知。

Webhook 與自定義觸發器：串接外部服務的進階設定

對於需要跟外部服務整合的場景，可以透過 Notion 的 Webhook 功能，中接 Zapier、Make（原 Integromat）或 n8n，建構跨平台的自動化工作流。

Notion 自動化進階設定：Formulas 動態變數與多步驟動作

在自動化中使用 Formula

2025 年之後，Notion Automations 支援在 Action 中使用 Formula 定義變數。這讓自動化能夠創造「動態內容」，而不只是底定的文字「點擊按鈕」就好。

實際應用報價： 當新專案加入時，自動發送郵件通知客戶，郵件內容包含專案名稱、建立者姓名及預計完成日期，這些都是透過 Formula 動態提取資料庫中創建屬性的。

設定方式：

1. 在 Action 中選擇「+ Add Action」 → 選「Send Email」（或其他 Action）
2. 在郵件内容欄位點擊「Edit as Formula」
3. 使用 Notion Formula 語法帶入動態資料，如 prop("Project Name") 或 format(prop("Due Date"))

單一觸發器設定多步驟 Action

2025 年更新後，Notion 支援在同一個觸發器下建立多個 Action，不需再為每一個動作另建自動化規則。

這讓以下場景成為可能：

• 將狀態變為「完成」時，同時執行三個 Action：將建立日期記錄為今天、發送通知給專案負責人、新增一筆紀錄到專案日誌資料庫

Notion Automations 實戰演練：三個日常工作自動化範例

範例①｜全局專案過期自動警示

適用： 專案追蹤資料庫設有「截止日期」屬性

設定：

• Trigger：Date Arrives（設定為截止日期前 2 天）
• Condition：Status 不是「已完成」
• Action：將優先級設為「緊急」 + 發送 Slack 通知 @負責人

範例②｜將資料庫用作簡易 CRM

適用： 店家或 Freelancer 的客戶封存資料庫

設定：

• Trigger：Property Edited（封存進度變成「已寄樣本」）
• Action 1：將「延伸辨議日期」設為 7 天後
• Action 2：建立一筆封存活動日誌記錄

範例③｜內容發佈工作流

適用： 內容創作者的文章排程資料庫

設定：

• Trigger：Property Edited（Status 變為「已排程」）
• Action 1：將負責人設為編輯負責人
• Action 2：發送提醒郵件（內容包含文章標題及預定發佈日期）

Notion 自動化常見設定問題與方案次數限制排除

Notion 免費方案 vs 付費方案

免費方案允許使用基本自動化（包括少量 Slack 連接）；Plus 方案以上才支援詳細的郵件發送功能、Formula 定義變數及更高的自動化執行次數限制。

自動化不觸發的常見原因

• 自動化規則的視圖範圍設定有誤（別忘檢查自動化適用於「所有視圖」還是「專屬視圖」）
• 模板自動建立的頁面不觸發 Page Added（這是 Notion 的限制）
• 自動化執行次數已達到方案上限，請檢查 Settings > Automations > Usage

複雜應用或跨平台需求：適當引入 n8n 或 Make

如果需要的自動化邏輯超出 Notion 原生功能（例如跨資料庫的複雜條件判斷，或要連接 Google Sheets、Airtable 等外部工具），搭配 n8n 或 Make 的 Notion API 模組是目前最成熟的解決方案。

設定 Notion 自動化最棒的地方，並不是要把整個工作流變得多麼高大上，而是終於能把那些無聊、機械化、又容易因為一時分心而漏掉的行政小動作，徹徹底底地丟給系統處理。與其一開始就挑戰極度複雜的跨平台大工程，不如先觀察自己每天在資料庫裡最常重複點擊哪幾個按鈕，或是哪一個欄位的修改最讓你覺得厭煩，從那裡建立第一個小小的觸發器。只要能幫忙省下一次手動複製貼上的時間，這個自動化流程就有了切實的價值。先把基礎功能玩熟，等到原生的設定不夠用時再去摸索 Formula 或第三方工具，慢慢累積下來，資料庫就會變成最貼心的數位助理。

常見 FAQ

Q：Notion Automations 可以在免費版使用嗎？

可以，但免費方案有功能與次數上的限制。Notion 免費方案僅支援基本的自動化設定與少數如 Slack 的內建連接。如果需要使用進階的 Email 發送、Formula 動態變數、或更高的每月執行次數，則必須升級至 Plus 方案以上的付費級別才能完整解鎖。

Q：為什麼設定好的 Notion 自動化卻沒有觸發？

常見原因包括檢視表範圍設定錯誤、次數達到方案上限，或是使用了模板自動建立頁面。Notion 限制了透過資料庫模板（Template）自動產生的頁面不會觸發「Page Added」規則。此外，也需要到 Settings 檢查當月自動化執行額度是否已經用盡。

Q：Notion 自動化可以同時執行多個 Action 嗎？

可以，Notion 在更新後已全面支援單一觸發器配置多步驟的動作（Actions）。這項新功能讓使用者不需要為了同一個觸發時間點建立多條重複的自動化規則。例如，當任務狀態改為完成時，可以同一時間執行記錄日期、發送通知、以及將資料複製到日誌資料庫等三個動作。

Q：Date Arrives 觸發器可以設定在具體的時間點嗎？

可以，在設定 Date Arrives 觸發器時，系統允許指定當天的具體時間，例如設定在上午 9 點發送提醒。除了當天之外，也能彈性選擇「特定日期前 X 天」或「特定日期後 X 天」，非常適合用在合約到期、專案截止日前的預警通知。

Q：Notion 原生自動化功能不夠用時該怎麼辦？

當原生的條件判斷或跨資料庫邏輯無法滿足需求時，建議搭配引進 n8n 或 Make 等外部自動化工具。這些第三方平台透過 Notion API 模組，可以建構出更複雜的跨平台工作流，例如將 Notion 資料庫與 Google Sheets、Airtable 或外部郵件系統進行深度整合。