本文資訊以 2026 年 6 月為準，Notion 功能可能隨版本更新而變動。

每次打開專案管理資料庫，總覺得有些動作機械化得讓人心累。像是專案收尾時要手動改狀態、打上今天的日期，還要特地傳訊息和團隊成員說一聲。這些看起來不到十秒的雜事，累積起來其實打亂了不少工作節奏。Notion 內建的資料庫自動化功能就是為了解決這種重複操作而設計的。只要花點時間把規則設定好，之後遇到狀態變更或新資料進來，系統就會自己在背景把事情做完。接下來會整理這個系統運作的核心邏輯，從最基礎的設定路徑、進階的篩選過濾，到公式的動態搭配，並附上幾個待辦清單和假期申請的常見例子，不管是剛開始摸索的新手還是想優化流程的人都能直接照著做。

Notion Automations 有哪些功能？核心概念與適用方案整理

Notion Automations 是內建於資料庫的「如果…就…」規則系統。使用者設定好觸發條件（Trigger）與對應動作（Action），當條件達成時，Notion 就會自動執行設定好的動作，不需要手動干預。

舉個最常見的例子：當任務狀態從「進行中」改為「完成」時，自動填入完成日期，並發送通知給負責人。這個流程原本每次都要手動執行，設定好自動化後完全不需要再碰它。

適用範圍說明：

• 觸發器與動作功能：Plus 方案以上可用（Free 方案有限制）
• Webhook 動作（連動外部工具）：Plus 方案以上支援
• Button 觸發器：Free 方案也可使用，但通知功能需 Plus 以上

快速上手 Notion 自動化：從零建立第一條資料庫規則

設定流程①｜進入自動化配置介面

1. 開啟任何一個 Notion 資料庫
2. 點擊右上角的「⚡」閃電圖示
3. 選擇「New Automation」
4. 為這個自動化規則命名（建議用清楚描述性的名稱，例如「完成後自動填日期」）

設定流程②｜選擇合適的觸發條件（Trigger）

Trigger 是觸發整個自動化的起點。目前 Notion 提供以下幾種觸發方式：

1. Page Added（新增頁面）
   資料庫中有新項目被加入時觸發。適合：新客戶加入 CRM、新任務建立時自動初始化欄位。
2. Property Edited（屬性編輯）
   指定屬性的值被更改時觸發。適合：狀態欄位變更時通知隊友、優先級改變時更新截止日。設定時可選擇「任何更改」或「改為特定值」（例如只在狀態變成「完成」時才觸發）。
3. Button Pressed（按鈕觸發）
   Free 方案可用，點擊資料庫中的 Button 欄位時手動觸發。適合：需要手動確認再執行的操作，如「送出審核」、「標記已讀」。

設定流程③｜指定對應的執行動作（Action）

Action 是觸發條件達成後 Notion 實際執行的事。可以設定多個 Action，依序執行。

1. Edit Property（編輯屬性）
   修改同一頁面或關聯資料庫中的任何屬性值。可填入固定值、使用公式動態計算，或填入「現在時間」。
2. Add Page（新增頁面）
   在指定資料庫中自動建立新頁面，並可預設屬性值。適合：收到新訂單時，自動在「待辦任務」資料庫建立對應任務。
3. Send Notification（發送通知）
   在 Notion 內部發送通知給指定成員。Plus 方案以上也可發送 Gmail 通知（自 2025 年 12 月功能更新後支援）。
4. Webhook（呼叫外部工具）
   Plus 方案支援，可將資料傳送至 Zapier、Make、Slack 等第三方服務，觸發外部工作流。這個功能讓 Notion 能與 1000+ 外部應用整合。

Notion 自動化進階技巧：多重條件篩選與動態公式應用

進階技巧①｜加入條件篩選（Conditions）

並非所有觸發都需要執行 Action——有時只想在滿足特定條件下才執行。Notion 允許在 Trigger 和 Action 之間加入條件判斷。

例如：屬性被編輯時觸發，但只有「負責人等於自己」才發送通知。這樣可以避免不相關的變更也觸發動作，讓自動化更精準。

設定路徑：在 Trigger 下方點擊「Add condition」→ 選擇要判斷的屬性與條件值。

進階技巧②｜在動作中帶入動態公式（Formulas）

Notion 的自動化支援在 Action 中使用公式，讓動作可以根據目前頁面的屬性值動態計算結果。例如：

• 完成日期自動設為「觸發時的今天」
• 根據優先級分數自動計算截止日期（今天 + N 天）
• 在通知訊息中動態帶入頁面標題或負責人名稱

公式語法與 Notion Formulas 2.0 相同，如果已熟悉 Formulas 的使用者可以直接套用。

進階技巧③｜配置多個執行動作的先後順序

一個自動化規則可以包含多個 Action，Notion 會依照設定順序依序執行。設定時需注意：如果第一個 Action 是「Edit Property」而第二個 Action 依賴這個屬性的新值，執行順序就很重要。

建議養成命名習慣，用清楚的名稱區分不同自動化規則，後續管理和除錯都會更容易。

Notion 自動化範本分享：四個立即套用的高效辦公場景

應用案例①｜任務完成自動填入時間

觸發：「Status」屬性改為「Done」

動作：將「完成日期」屬性設為今天

適用：任何需要追蹤完成時間的任務資料庫

這是最常見也最實用的起點，設定完成後就不需要再手動記錄完成時間。

應用案例②｜新任務指派即時通知負責人

觸發：新頁面被加入資料庫

條件：「負責人」欄位不為空

動作：發送 Notion 通知給負責人

適用：團隊任務分配、客服工單派發

搭配 Webhook，可以同時發送 Slack 訊息，讓不常開 Notion 的隊友也能即時收到。

應用案例③｜高優先級項目自動標記星號

觸發：「優先級」屬性改為「High」

動作：將「星號（Starred）」屬性設為 True

適用：個人任務管理，讓高優先任務在過濾器中一眼辨識

應用案例④｜假期申請連動 Gmail 發信

觸發：新頁面加入「假期申請」資料庫

動作：發送 Gmail 通知至 HR 信箱，帶入申請人名稱與假期日期（使用動態公式帶入欄位值）

方案需求：Plus 以上（Gmail 發送功能自 2025 年 12 月更新後支援）

適用：有假期審核流程的團隊

Notion 自動化管理維護：用量上限檢查與除錯測試建議

設定完成後，後續管理也很重要。點擊「⚡」圖示進入管理頁面，可以查看每條自動化規則的狀態、暫停、編輯或刪除。

1. 執行次數上限
   不同方案有不同的每月執行次數限制。在 Settings > Automations > Usage 可以查看當前用量。一般團隊在 20-30 條活躍規則的日常使用下，Plus 方案通常已足夠。
2. 建議測試方式
   設定完成後，手動執行一次觸發（例如手動改一次狀態），確認 Action 是否如預期執行，再進入實際工作流使用。
3. 命名規範建議
   自動化規則命名建議使用「觸發條件 → 執行結果」格式，例如「Status → Done 時填完成日期」，讓團隊其他成員也能一看就理解這條規則的用途。

把這些重置欄位、發送通知的瑣碎步驟交給系統之後，留在資料庫裡的專案資料終於不再需要花費多餘的心力去維護。剛開始設定時可能會覺得步驟有點多，但只要順過一次邏輯，後續省下來的時間和出錯率其實非常划算。如果日常工作中有很多需要連動、計算的雜務，不妨現在就點開手邊的專案資料庫，試著用這個方式搭出第一個全自動的工作流。

常見 FAQ

Ｑ：Notion Automations 的主要用途是什麼？

Notion Automations 讓資料庫中的重複動作自動執行，例如在狀態改變時自動填入日期、通知隊友，或呼叫外部工具。核心概念是「如果觸發條件達成，就執行指定動作」，取代手動維護的繁瑣流程。

Ｑ：Button 觸發和 Property Edited 觸發有什麼差別？

Property Edited 是當屬性值被更改時自動觸發，完全不需要人工介入；Button 觸發則是使用者主動點擊按鈕才執行，適合需要確認後再執行的操作。兩者各有適用場景，通常同時在工作流中使用。

Ｑ：Notion Automations 免費版夠用嗎？

免費版支援 Button 觸發器，但每月執行次數有上限，且不支援 Webhook 和 Gmail 通知功能。如果只是個人使用基礎自動化（如自動填日期），免費版已足夠；有團隊協作或外部整合需求建議升級 Plus。

Ｑ：哪個 Notion 方案才支援 Webhook 功能？

Webhook 動作功能需要 Plus 方案以上才能使用。Gmail 通知發送功能同樣需要 Plus，此功能自 2025 年 12 月更新後正式推出。

Ｑ：如何快速上手 Notion Automations？

建議從「任務完成後自動填入日期」這個最常見場景開始：在資料庫的「⚡」圖示設定 Trigger 為「Status 改為 Done」，Action 為「填入今天日期」，設定過程不超過五分鐘，立刻可以感受到自動化的效果。